本籍地が遠方の場合、戸籍謄本はどうやって取得する？各方法を徹底解説｜【大阪の相続相談】相続手続・遺言書作成『北大阪相続遺言相談窓口』

本籍地が遠方の場合、戸籍謄本はどうやって取得する？各方法を徹底解説

本籍地が遠方でも戸籍謄本は広域交付制度や郵送、コンビニ交付を活用すれば取得できます。本記事では各方法の申請手順、必要書類、費用、返送までの日数を比較し、状況に合わせた最適ルートを選ぶポイントを紹介します。

マイナンバーカード利用時の注意点も網羅し、遠隔地に家族がいる方や相続手続き中の方には必読です。ぜひ参考にしてください。

本籍地が遠方の場合、戸籍謄本はどうやって取得すればいいのか

本籍地が遠方にある場合でも、戸籍謄本を取得する方法はいくつかあります。主な方法としては、広域交付制度を利用する、郵送で取得する、そしてコンビニでの取得が挙げられます。

広域交付制度を利用する

広域交付制度を使うと、住民票所在地の市区町村窓口で自分や配偶者、直系尊属・卑属の戸籍謄本・除籍謄本・改製原戸籍謄本を請求できます。

請求時は顔写真付き身分証を提示し、本人が来庁することが必須です。兄弟姉妹の戸籍や抄本、附票は対象外であり、郵送や代理人請求も認められません。

受付は16時までなど時間制限がある自治体もあるため、訪問前に必要書類と受付時間を確認しておくと待ち時間を短縮できます。加えて、届出直後は本籍地での記載完了を待つ必要があり、反映前は交付不可となる点にも留意しましょう。

郵送で取得する

郵送請求では、本籍地役所宛てに戸籍謄本等郵送請求書、本人確認書類の写し、1通450円の定額小為替、返信用封筒（切手貼付）を同封して送付します。

請求書は自治体様式を使用し、筆頭者や本籍を正確に記載しましょう。到着から返送までは通常4〜7日ですが、繁忙期や不備があると遅延します。速達を希望する場合は封筒に朱書きし追加切手を同封すると短縮可能です。

なお、旅券コピーは本人確認書類として認められない自治体もあるため、運転免許証やマイナンバーカードの写しを用意すると確実です。

コンビニで取得する

マイナンバーカードと4桁暗証番号があれば、多くのコンビニ設置端末で戸籍謄本を即時発行できます。

操作は約3分、手数料は自治体設定で300〜350円程度と窓口より安価です。利用可能時間は原則6:30〜23:00ですが、システム保守で深夜停止する場合や店舗独自の制限があるため注意が必要です。

しかし、市区町村がコンビニ交付に未対応の場合や改製原戸籍が請求対象外の場合は発行できません。事前に自治体サイトで対応状況を確認し、カードの有効期限や暗証番号失念にも備えましょう。

広域交付制度を利用するときの注意点

広域交付制度を利用する際にはいくつかの注意点があります。これから説明する注意点を理解し、広域交付制度を有効活用しましょう。

兄弟姉妹の戸籍は請求できない

広域交付制度では取得できる戸籍が本人・配偶者・直系尊属卑属に限定されるため、兄弟姉妹の戸籍謄本は請求できません。必要な場合は対象本人に取寄せを依頼するか、従来どおり本籍地役所で直接または郵送で請求する必要があります。

まら、制度外の方法を選ぶ際も、請求書への本人署名や委任状が求められるため、事前に手続き要件を確認しましょう。特に、相続や住宅ローン審査など期限のある手続きでは、余裕を持って方法と手数料を選定し、不備による再申請を避けることが重要です。

さらに、本人が高齢で手続き困難な場合は、代理取得の可否を役所に確認することをお勧めします。

郵送や第三者による請求はできない

広域交付制度では個人情報保護の観点から本人確認を窓口で行うため、郵送請求や第三者（代理人）による請求は一切認められていません。家族や司法書士に委任しても制度利用はできず、本人が市区町村窓口へ出向く必要があります。

遠方在住で来訪が困難な場合は、従来の郵送請求か本籍地役所への直接来庁を検討しましょう。制度適用範囲を誤ると手続きが無効となり、時間と費用が無駄になるため注意が必要です。

また、代理申請を試みる場合でも委任状と代理人本人確認書類で郵送請求を行う従来手続きなら可能なので、状況に応じて使い分けると良いでしょう。

対象外の戸籍も存在する

広域交付制度で請求できる戸籍は、戸籍謄本・除籍謄本・改製原戸籍謄本に限られ、戸籍抄本や除籍抄本、附票などデジタル化されていない旧戸籍は対象外です。

さらに、婚姻や分籍などで編製された古い戸籍が本籍地役所に保管されている場合、システム連携の都合で広域交付では取得できません。

対象外の場合は本籍地役所で直接または郵送により請求する必要があり、手数料や必要書類も自治体ごとに異なるため事前確認が不可欠です。また、海外転籍など特殊な事由がある戸籍は発行までに時間を要する場合があるため、余裕を持った日程計画が望まれます.

郵送で戸籍謄本を取り寄せるための準備とは

郵送で戸籍謄本を取り寄せるためにはいくつかの準備が必要です。このセクションで必要な基礎知識について解説します。

申請先の役所

戸籍謄本の郵送請求先は、必ず本籍地の市区町村役所です。市区町村名が変わった場合でも、届け出た本籍が継承されていないと旧自治体が管轄することがあるため、事前に戸籍附票や住民票で所在地を確認しましょう。

役所のウェブサイトには郵送先住所、担当課、電話番号、手数料などが掲載されているため、プリントして同封封筒の宛名書きに転写すると誤記を防げます。

不明点があれば電話で確認し、窓口専用と郵送専用の宛先が異なるケースにも注意してください。特に区が合併した地域では、送付先が出張所扱いとなる例もあるため、古い情報を引用しないよう最新版を参照することが大切です。

必要書類

戸籍謄本を取得する際には、いくつかの必要書類を準備する必要があります。具体的には、戸籍謄本等郵送請求書、請求者の本人確認書類の写し、手数料に相当する定額小為替、そして返信用の封筒と切手が必要です。

戸籍謄本等郵送請求書

戸籍謄本等郵送請求書は役所が提供する専用フォームを使用します。氏名・住所・電話番号、筆頭者、戸籍の本籍地、必要枚数、使用目的を記入し、日付と署名を忘れずに行います。

また、誤字・脱字があると交付拒否となることがあるため、黒インクで丁寧に書きましょう。自治体により記入欄が追加されるケースもあるので、最新様式を公式サイトからダウンロードするか郵送で取り寄せ、旧版を使用しないよう注意します。

請求者の本人確認書類の写し

本人確認書類のコピーは運転免許証、マイナンバーカード、写真付き住基カード、在留カードなど顔写真付き公的証明書が推奨されます。表裏を同一サイズでコピーし、余白を切らずに鮮明に印字してください。

健康保険証は番号を黒塗りすれば補助書類として認められる自治体もありますが、単独での使用を不可とする場合があるため注意が必要です。さらに、有効期限切れや住所変更未反映の書類は無効となるため、更新済みのものを提出しましょう。

手数料に相当する定額小為替

戸籍謄本の郵送手数料は1通450円が標準で、現金を同封できないため郵便局で定額小為替を購入して同封します。為替は無記名のまま封入し、過不足があってもお釣りは返金されないため、請求通数と料金を確認しましょう。

また、金額改定や除籍謄本750円など例外料金もあるので、自治体サイトで最新の手数料表を必ず確認します。複数通請求する場合は合算で一枚にするか分けるかを役所が指定していることがあるため、案内どおりに準備すると返戻を防げます。

返信用の封筒と切手

返信用封筒は長形3号が一般的で、宛名を請求者住所に自筆で書き、切手を貼付します。戸籍謄本1〜2通なら定形50g以内110円、速達なら＋260円が目安です。

また、複数通や除籍謄本など重量が増える場合は140円以上になることがあるため、心配なときは切手を貼らずに封筒を同封し役所に計量を依頼する方法もあります。封筒へ「戸籍謄本在中」と朱書きすると誤配防止をすることができます。

取得にかかる費用

戸籍謄本の費用は広域交付と郵送が1通450円、コンビニ交付は自治体によって300〜350円とやや安価です。ただし、郵送請求では定額小為替発行手数料100円と返信切手代が加算されるため、結果的に広域交付より高くなるケースもあります。

また、除籍謄本・改製原戸籍は750円、附票は300円と証明種別で異なるので、必要書類を絞ってコストを抑えましょう。速達や簡易書留を選択すると追加料金が発生する点にも注意が必要です。

コンビニで発行する場合の注意点

コンビニで戸籍謄本を取得する際には、いくつかの注意点があります。これから説明する注意点を理解し、コンビニで正しく発送できるようにしましょう。

場所によっては利用時間が制限されている

コンビニ交付を利用する際は、①マイナンバーカードと暗証番号が必須②サービス対応自治体であること③発行可能時間帯が6:30〜23:00に限られることの三点を確認しましょう。

また、システムメンテナンスで臨時停止する場合や、店舗が独自に深夜電源オフを行うケースもあります。発行端末は一度操作を中断すると最初からやり直しになるため、暗証番号をメモしておくと安心です。

さらに、複数通発行時は証明書が連続で印刷されるため、置き忘れ防止に注意し、発行後は内容と部数をその場で確認してください。

マイナンバーなどの書類を忘れると受け取れない

戸籍のコンビニ交付は多くの店舗で利用可能ですが、端末システムの稼働時間は6:30〜23:00に固定されており、24時間営業の店舗でも深夜帯は発行できません。

また、災害対応やネットワーク障害で予告なく停止することがあります。夜間に急ぎで取得したい場合は、窓口の夜間休日窓口や郵送速達を併用するなど代替策を準備しましょう。

さらに、大型連休中は混雑とメンテナンスが重なるため、余裕を持った日程での利用が望まれます。なお、一部自治体ではセキュリティ向上のため日曜深夜をメンテナンス時間に充てるため、週明け早朝でも利用不可となるケースがあります。

利用できない地域も存在する

コンビニ交付ではマイナンバーカードと設定済み4桁暗証番号の両方が必要で、カードを忘れたり暗証番号を失念した場合は発行できません。

運転免許証では代替できず、健康保険証や通知カードも無効です。暗証番号を3回連続で誤入力するとカードがロックされ、市区町村窓口で初期化しなければ再利用できないため、事前にメモを確認しましょう。

さらに、カード有効期限切れや住所旧表記でも認証エラーになるので、更新・変更手続きが完了しているかを確認することが重要です。

まとめ

本籍地が遠方にある場合でも、戸籍謄本を取得する方法は多岐にわたります。広域交付制度や郵送、コンビニ交付を利用することで、手間をかけずに必要な書類を手に入れることが可能です。

それぞれの方法には特有の注意点や必要書類があるため、事前にしっかりと確認しておくことが重要です。特に、マイナンバーカードを利用する際の注意点も忘れずに押さえておきましょう。状況に応じた最適な方法を選び、スムーズに手続きを進めてください。